Cara sukses mengembangkan usaha koperasi

Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah nomor 9 tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi, maka semakin jelas bahwa untuk meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan Koperasi, kegiatan usaha simpan pinjam perlu ditumbuh kembangkan agar KSP dan atau USP pada koperasi dapat melaksanakan fungsinya untuk menghimpun dana (tabungan koperasi dan simpanan berjangka koperasi) serta memberikan pinjaman kepada anggota, calon anggotanya serta koperasi lain dan atau calon anggotanya.

Persyaratan penting yang perlu dimiliki oleh KSP/USP koperasi sebagai lembaga keuangan ialah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan dari anggota pada khususnya dan masyarakat luas pada umumnya. Oleh karena itu KSP/USP sebagai lembaga keuangan mikro yang dimiliki dan dipergunakan oleh para anggotanya harus dikelola secara professional dan meyakinkan.

Tidak seperti lembaga keuangan bank, KSP/USP menyelenggarakan kegiatan usahanya berdasarkan nilai, norma dan prinsip-prinsip koperasi, sehingga benar-benar dapat menunjukkan perilaku koperasi dan bukan perusahaan kapitalistik; dimana kedudukan anggota adalah sebagai pemilik sekaligus sebagai pengguna jasa dari koperasi, dalam hal ini berlaku asas self responsibility, anggota harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan koperasinya.

Untuk mewujudkan fungsi KSP/USP sesuai dengan tujuannya, dianggap perlu adanya upaya peningkatan dan perluasan wawasan pengetahuan tentang Manajemen KSP/USP bagi para pemula yang akan berkecimpung dalam bidang perkoperasian khususnya pada KSP/USP baru yang akan dibentuk sebagai salah satu kelembagaan alternative dari exit strategy proyek UPK dan PPK-P2KP.

1. KONSEPSI MANAJEMEN KOPERASI

Sebelum kita dapat memahami konsepsi dan ruang lingkup manajemen koperasi, terlebih dahulu kita perlu memahami kembali konsepsi atau definisi dari manajemen itu sendiri.

Dalam literature banyak cara orang mendefinisikan manajemen, karenanya banyak pula definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli di bidang manajemen. Meskipun berbeda-beda di dalam mendefinisikan pengertian manajemen pada umumnya mereka menyetujui unsur dasar dan tujuan yang sama dari manajemen . Salah satu definisi yang lengkap diungkapkan oleh Griffin dalam bukunya Management (Ensiklopedia ekonomi, Bisnis dan Manajemen, 1992), sebagai berikut :

“Manajemen adalah proses merencanakan dan mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia, keuangan, fisik dan informasi guna mencapai sasaran organisasi dengan cara yang efisien dan efektif.”

Istilah manajemen juga mengacu pada dua hal, yaitu sebagai fungsi dan sebagai institusi (Helmut Wagner, 1986). Manajemen sebagai fungsi berarti sejumlah tugas yang harus dilaksanakan oleh orang-orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab tertentu untuk menjamin keandalan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Tugas-tugas itu adalah: Perencanaan dan pengembilan keputusan, Pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian. Tugas-tugas tersebut sering juga disebut sebagai fungsi-fungsi atau prinsip-prinsip manajemen, yang merupakan proses manajemen yang dinamis dan berkelanjutan.

Uraian diatas setidaknya memberikan gambaran singkat mengenai pengertian manajemen. Sekarang muncul pertanyaan apa manajemen koperasi itu ? Apakah ada perbedaan antara manajemen koperasi dengan manajemen pada perusahaan atau organisasi bukan koperasi? Bagaimanakah penerapan manajemen pada koperasi?

Terhadap pertanyaan diatas, pertama-tama dapat dikemukakan bahwa terdapat prinsip-prinsip manajemen yang berlaku umum apapun jenis organisasinya ( Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian ). Namun disamping prinsip-prinsip umum tersebut terdapat hal-hal khusus yang berbeda dalam mengimplementasikan manajemen, sesuai dengan kekhususan dan keunikan organisasi yang bersangkutan. Jadi karena kita ketahui bahwa koperasi memiliki nilai dan prinsip-prinsip ( jati diri) koperasi yang memang unik dan berbeda dengan organisasi bisnis lainnya ( CV, FIRMA dan PT) maka penerapan manajemen pada koperasi secara otomatis akan berbeda dan sangat unik.

Peter Davis, 1999, memformulasikan bahwa manajemen koperasi diselenggarakan oleh orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengelola koperasi, nilai-nilai dan kekayaannya. Mereka ini mengerahkan segala kemampuan kepemimpinannya dan memilih kebijakan untuk mengembangkan koperasi berdasarkan hasil latihan professional perkoperasian. Manajemen koperasi adalah kegiatan professional yang dilakukan koperasi untuk membantu seluruh keanggotaan koperasi di dalam mencapai tujuannya.

Manajemen koperasi tidak didasarkan pada pemaksaan wewenang, melainkan melalui keterlibatan dan partisipasi. Para manajer professional koperasi menggunakan metoda yang sama seperti manajemen pada umumnya. Hanya saja nilai-nilai dan tujuan yang harus diperjuangkan metode itulah yang membuat manajemen koperasi unik dan berbeda dari manajemen lainnya. Fungsi utamanya adalah mengupayakan kepemimpinan koperasi bagi anggota dan pengurus terpilih di dalam pengembangan kebijakan dan strategi yang akan memberdayakan koperasi dalam mewujudkan cita-cita atau tujuannya.

Dengan menyatukan manajemen Koperasi sebagai bagian dari koperasi dan sebagai representasi prinsip-prinsip penting koperasi itu sendiri, kita dapat mengembangkan manajemen dan demokrasi di dalam koperasi sebagaimana dinyatakan Peter Davis, sebagai berikut: “pengembangan prinsip-prinsip manajemen koperasi, akan membuat perusahaan koperasi harus dikelola secara professional dan kooperatif sedemikian rupa sehingga keterlibatan anggota dan demokrasi, akan tetap menjadi kunci keberhasilan dalam praktek koperasi. Dengan memiliki prinsip-prinsip manajemen koperasi kita juga meletakkan dasar sebagai criteria untuk menilai pelatihan-pelatihan manajemen koperasi, serta menilai kinerja manajemen dalam koperasi “.

Tabel 1. Tujuh prinsip manajemen Koperasi Peter Davis

Untuk memperjelas hubungan prinsip manajemen dan prinsip koperasi, Dubashi pada tahun 1970 meringkasnya sebagai berikut:

2. PERANGKAT ORGANISASI DAN MANAJEMEN

Yang dimaksud perangkat organisasi koperasi menurut pasal 21 UU koperasi nomor 25 tahun 1992:

1. Rapat Anggota
2. Pengurus
3. Pengawas

Tiga serangkai (tri partiet) inilah yang dikenal sebagai manajemen koperasi yang akan menjalankan tata laksana kehidupan koperasi.

2.1. Rapat Anggota

• Rapat anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi
• Rapat anggota dihadiri oleh anggota yang pelaksanaannya diatur dalam anggaran dasar koperasi.
• Keputusan penting rapat anggota menetapkan:
  1. Anggaran dasar dan Anggaran rumah tangga Koperasi
  2. Kebijakan umum dibidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi
  3. pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas
  4. rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi, serta pengesahan laporan keuangan
  5. pengesahan pertanggung jawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya
  6. pembagian sisa hasil usaha (SHU)
  7. penggabungan, peleburan, pembagian, dan pembubaran koperasi.
• Keputusan rapat anggota diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat.
• Apabila tidak diperoleh keputusan dengan cara musyawarah, maka pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.
• Dalam hal dilakukan pemungutan suara, setiap anggota mempunyai hak satu suara.
• Hak suara dalam koperasi sekunder dapat diatur dalam anggaran dasar dengan mempertimbangkan jumlah anggota dan jasa usaha koperasi anggota secara berimbang.
• Rapat anggota berhak meminta keterangan dan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas mengenai pengelolaan Koperasi.
• Rapat anggota diselenggarakan paling sedikit sekali dalam satu tahun.
• Rapat anggota untuk mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus diselenggarakan paling lambat 6 (enam) setelah tahun buku berakhir.
• Selain Rapat Anggota biasa sebagai mana telah diuraikan, Koperasi dapat melakukan Rapat Anggota Luar Biasa apabila keadaan mengharuskan adanya keputusan segera yang wewenangnya ada pada Rapat Anggota.
• Rapat Anggota Luar Biasa dapat diadakan atas permintaan sejumlah anggota koperasi atau atas keputusan pengurus yang pelaksanaannya diatur dalam Anggaran Dasar.
• Rapat anggota Luar Biasa mempunyai wewenang yang sama dengan wewenang Rapat Anggota Biasa. Persyaratan, tata cara dan tempat penyelenggaraan Rapat Anggota biasa dan Rapat Anggota Luar Biasa diatur dalam Anggaran Dasar.

2.2. Pengurus

• Pengurus dipilih dari dan oleh anggota Koperasi dalam Rapat Anggota,
• Pengurus merupakan pemegang kuasa (mandataris) Rapat Anggota,
• Untuk pertama kali ( koperasi yang baru berdiri ), susunan dan nama anggota Pengurus dicantumkan dalam akta pendirian koperasi,
• Masa jabatan Pengurus paling lama 5 (lima) tahun,
• Persyaratan untuk dapat dipilih dan diangkat menjadi anggota Pengurus diatur dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi,
• Pengurus bertugas:
  1. mengelola koperasi dan usahanya,
  2. mengajukan rancangan rencana kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi (RAPBK),
  3. menyelenggarakan rapat anggota,
  4. mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas,
  5. menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib,
  6. memelihara daftar buku anggota dan pengurus.
• Pengurus berwenang:

1. mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan,
2. memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga koperasi,
3. melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi sesuai dengan tanggungjawabnya dan keputusan Rapat Anggota,
4. pengurus koperasi dapat mengangkat pengelola ( manajer, kepala unit dan karyawan koperasi lainnya ) yang diberi wewenang untuk mengelola usaha. Dalam hal pengurus koperasi bermaksud untuk mengangkat Pengelola, maka rencana pengangkatan tersebut diajukan kepada Rapat Anggota untuk mendapat persetujuan. Pengelola bertanggung jawab kepada pengurus. Hubungan antara pengurus dengan pengelola usaha merupakan hubungan kerja berdasarkan kontrak (perikanan).
   • Pengurus baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri, menanggung kerugian yang diderita koperasi, karena tindakan yang dilakukan dengan kesengajaan atau kelalaian,
   • Disamping penggantian kerugian tersebut, apabila tindakan itu dilakukan dengan kesengajaan, tidak menutup kemungkinan bagi penuntut umum untuk melakukan penuntutan.
   • Setelah tahun buku Koperasi ditutup, paling lambat 1 (satu ) bulan sebelum diselenggarakan rapat anggota tahunan, Pengurus menyusun laporan tahunan yang memuat sekurang-kurangnya: a) perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca akhir dan perhitungan hasil usaha dari tahun yang bersangkutan, b) keadaan dan usaha Koperasi serta hasil usaha yang dapat dicapai. Laporan tahunan yang dimaksud harus ditanda tangani oleh semua anggota pengurus, apabila salah seorang anggota Pengurus tidak menandatangani laporan tahunan tersebut, anggota yang bersangkutan menjelaskan menjelaskan alasan secara tertulis.

2.3.Pengawas

• Pengawas dipilih dari dan oleh anggota Koperasi dalam Rapat Anggota,
• Pengawas bertanggung jawab kepada Rapat anggota,
• Persyaratan untuk dapat dipilih dan diangkat sebagai anggota Pengawas ditetapkan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi,
• Pengawas bertugas:
  1. melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan Koperasi,
  2. membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya,
• Pengawas berwenang:

1. meneliti catatan yang ada pada Koperasi,
2. mendapatkan segala keterangan yang diperlukan,

• Pengawas harus merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ke tiga.
• Dalam kondisi tertentu koperasi dapat meminta jasa audit kepada akuntan public,
• Dalam hal Koperasi mengangkat Pengelola, Pengawas dapat diadakan secara tetap atau diadakan pada waktu diperlukan sesuai dengan keputusan Rapat Anggota. Hal ini tidak mengurangi arti Pengawas sebagai perangkat Organisasi Koperasi dan memberi kesempatan kepada Koperasi untuk memilih Pengawas secara tetap atau pada waktu diperlukan sesuai dengan keperluannya. Pengawas yang diadakan pada waktu diperlukan tersebut melakukan pengawasan sesuai dengan penugasan yang diberikan oleh rapat anggota.

3. MANAJEMEN USAHA SIMPAN PINJAM

Kegiatan usaha simpan pinjam dari KSP/USP meliputi kegiatan penarikan/penghimpunan dana dan penyaluran kembali dana tersebut dalam bentuk pinjaman. Secara garis besar kegiatan tersebut dapat dibedakan menjadi:

1. Sisi pasiva: yaitu KSP/USP melakukan penarikan dana dari anggota dan pihak-pihak lainnya. Dari anggota dapat berupa tabungan, simpanan atau dalam bentuk lainnya. Sedangkan dari pihak lain dapat berupa pinjaman atau penyertaan lainnya.
2. Sisi aktiva: KSP/USP melakukan kegiatan usaha yang berhubungan dengan penggunaan atau pengalokasian dana terutama dimaksudkan untuk memperoleh pendapatan.

Dengan kata lain KSP/USP menghadapi dua kegiatan yang saling berkaitan antara satu dengan lainnya:

• Pada satu sisi, dana simpanan yang terkumpul harus disalurkan dalam bentuk pinjaman kepada anggota yang membutuhkan. Berarti terjadi arus dana keluar dan akan kembali diterima secara bertahap pada masa yang akan datang.
• Pada sisi lain, KSP/USP harus mampu melayani anggota penyimpan yang hendak menarik kembali simpanannya sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Oleh karena itu, KSP/USP harus mampu mengatur arus dana agar selalu seimbang antara arus dana yang masuk dan arus dana yang keluar. Arus dana masuk di KSP/USP terdiri dari:

• Penerimaan simpanan pokok dan simpanan wajib untuk KSP, dan modal disetor untuk USP
• Penerimaan angsuran pinjaman, baik pokok maupun bunga.
• Penerimaan pendapatan operasional berupa pendapatan bunga pinjaman, provisi dan administrasi.
• Penerimaan simpanan berupa tabungan atau simpanan berjangka anggota, calon anggota, Koperasi lain dan atau anggotanya;
• Penerimaan dana dari pihak ketiga berupa pinjaman, untuk KSP dan modal tidak tetap untuk USP;
• Penerimaan pendapatan bunga, atas tabungan atau deposito KSP/USP di Bank

Sedangkan arus dana keluar di KSP/USP terdiri dari:

• Pemberian pinjaman
• Penarikan simpanan berupa tabungan atau simpanan berjangka anggota, calon anggota, koperasi lain dan atau anggotanya.
• Pembayaran biaya-biaya usaha dan organisasi
• Penyetoran ke bank.
• Pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib untuk anggota KSP yang keluar;
• Pengembalian pinjaman kepada pihak ketiga beserta bunganya.

Dari pengalaman sehari-hari dapat diperkirakan besarnya pengeluaran dalam setiap hari, minggu atau bulan, sehingga likuiditas minimum dapat ditetapkan secara lebih tepat. Kesemuanya itu perlu didukung oleh pencatatan-pencatatan yang akurat, teliti, rapi dan sistematis.

Dalam menghadapi masalah berkaitan dengan upaya nenyeimbangkan arus dana, KSP/USP perlu melakukan manajemen aktiva-pasiva dengan pendekatan asset allocation approach. Pendekatan ini nengalokasikan sumber-sumber dana. Dana yang memiliki sifat perputaran yang cukup tinggi hendaknya penggunaannya diprioritaskan dalam aktiva yang tingkat likuiditasnya cukup tinggi pula. Sedangkan dana yang perputarannya relatif rendah, pengalokasiannya dapat diprioritaskan pada pemberian pinjaman dan aktiva jangka panjang lainnya. Ilustrasi asset allocation approach pada KSP/USP dapat dilihat dalam gambar 3.

Gambar: Asset Allocation Approach di KSP/USP

Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa:

• sumber dana yang berasal dari tabungan sebaiknya digunakan untuk cadangan likuiditas atau pinjaman yang sifatnya jangka pendek.
• Simpanan berjangka dapat digunakan untuk pinjaman dan investasi dalam surat berharga yang sifatnya jangka pendek, dengan tujuan untuk memperoleh pendapatan, dan sebagian dapat digunakan untuk cadangan likuiditas.
• Kekayaan bersih yang berasal dari simpanan pokok, simpanan wajib, hibah dan cadangan (KSP) atau modal tetap dan cadangan (USP) dapat digunakan untuk pemberian pinjaman dan investasi surat berharga untuk memperoleh pendapatan, dan untuk investasi aktiva tetap (sebagai aktiva tidak produktif). Pinjaman dan surat berharga disebut sebagai aktiva produktif (earning assets).